Чтобы не метаться в панике, когда всё идёт не по плану.
Когда уходит ключевой сотрудник, отменяют аренду за день до мероприятия или срывается грантовый платёж — организация оказывается в уязвимом положении. Часто — без чёткого плана действий. Результат: стресс, потери, сбой графика и недоверие со стороны партнёров.
В этой статье — подробная инструкция, как некоммерческой организации составить антикризисный план. Он поможет действовать хладнокровно даже в самых нестандартных ситуациях.
Что считать форс-мажором и почему он точно случится?
Форс-мажор — это не обязательно наводнение или пожар.
Для НКО форс-мажором может стать любое неожиданное событие, которое нарушает работу:
- внезапное увольнение сотрудника;
- сбой платёжной системы или блокировка счёта;
- отмена мероприятия из-за погодных условий;
- негативная публикация в СМИ;
- технический сбой на сайте;
- отказ арендодателя продлить договор;
- задержка или отмена грантового финансирования;
- болезнь руководителя проекта;
- невозможность выйти в офис из-за локдауна, мобилизации, отключения транспорта.
Чем сложнее структура и амбициознее задачи, тем выше вероятность, что один сбой повлечёт цепочку других. Поэтому готовиться нужно заранее, когда всё спокойно.
Шаг 1. Определите риски
Составьте список потенциальных проблем, которые могут нарушить работу вашей организации. Не ограничивайтесь очевидным — подумайте о специфике именно вашей НКО: где слабые звенья?
Вот пример базовой таблицы рисков:
Шаг 2. Для каждого риска составьте конкретный план
План не должен быть длинным, но в нём должны быть ответы на три вопроса:
- Что делаем в первые 2 часа?
- Что делаем в течение суток?
- Кому сообщаем и как?
Пример:
Ситуация: организация попадает под негативную новость — участник жалуется в соцсетях.
Реакция:
- Сначала — скрин, фиксация, спокойный анализ.
- Затем — оперативный сбор команды: кто даёт ответ, кто модерирует комментарии.
- Подготовка официальной позиции (желательно — уже иметь шаблон).
- Сообщение партнёрам и донорам — чтобы они узнали это от вас, а не из слухов.
- Включение внешнего медиаконсультанта — если ситуация набирает обороты.
Шаг 3. Назначьте ответственных заранее
Одна из главных ошибок — отсутствие конкретного исполнителя. Если задача «висит в воздухе», в экстренной ситуации она не будет выполнена.
Поэтому у каждого сценария должен быть ответственный.
Это может быть:
- руководитель проекта;
- PR-специалист;
- координатор волонтёров;
- финансовый менеджер;
- ассистент, который знает, где лежит нужный файл.
Не обязательно делать отдельный документ — можно внести данные в существующую систему управления (например, Trello, Notion или Google Таблицу).
Шаг 4. Подготовьте экстренный пакет документов и контактов
Что обязательно должно быть под рукой:
- резервный список подрядчиков по ключевым услугам: печать, дизайн, техподдержка, организация мероприятий;
- контакты всех сотрудников и волонтёров — не только телефон, но и Telegram, почта;
- шаблоны писем для СМИ, партнёров и доноров;
- альтернативные каналы коммуникации с аудиторией;
- копии всех важных документов: устав, договоры, заявки на гранты.
Храните эти данные в надёжном облаке. Дайте доступ хотя бы трём людям в команде.
Шаг 5. Проведите внутренний «тест-драйв» антикризисного плана
Придумайте один из реалистичных сценариев и разыграйте его командой.
Допустим, в день начала фестиваля вы узнаёте, что ведущий попал в ДТП. Что делать?
Участвуют минимум три человека: тот, кто принимает решение, тот, кто «ведущий», и тот, кто координирует гостей. Пройдите путь до конца: кого вы зовёте на замену? Кто сообщает участникам? Кто координирует подрядчиков?
Такая имитация покажет слабые места в плане и поможет сориентироваться, когда наступит реальный форс-мажор.
Шаг 6. Заложите резерв в бюджете
Если ваша организация не предусматривает резервного фонда — вы уязвимы. Даже 5–10% от бюджета проекта могут решить очень многое: от срочной аренды до восстановления потерянного оборудования.
Если денег нет совсем, хотя бы:
- заранее договоритесь с подрядчиками о частичной оплате;
- разделите платежи на этапы;
- проверьте, какие статьи гранта можно оперативно перераспределить (и как это согласовывается).
Шаг 7. Обновляйте план регулярно
План не работает, если его составили три года назад и забыли.
Рекомендуемый цикл обновления:
- раз в 3 месяца — короткая ревизия: всё ли актуально, все ли сотрудники на месте;
- после каждого реального форс-мажора — обновление, чтобы учесть уроки;
- перед запуском нового проекта — пересмотр рисков и ролей.
Это не требует много времени. Зато сэкономит его в будущем.
Резюме
Форс-мажоры — это не повод паниковать. Это сигнал к действию. И если у вас есть чёткий, понятный, заранее проговоренный план — никакие сбои не выбьют организацию из колеи.
Готовиться к форс-мажору — значит заботиться о людях, которые с вами работают, и о людях, которым вы помогаете. А ещё — это один из главных признаков зрелости организации.
