Отчёт — это не формальность. Это доверие.
Отчёты в НКО часто воспринимаются как обременительная бюрократия: «надо, потому что требует донор». Но если посмотреть на них не как на обязанность, а как на инструмент — отношение меняется.
Отчёт — это возможность укрепить доверие, показать результат и пригласить к следующему шагу.
Когда донор понимает, что его вклад дал конкретный результат, он чувствует себя частью чего-то важного. Это чувство — основа лояльности.
Почему отчёты — ключ к повторным пожертвованиям?
Есть статистика: более 60% доноров, которые получают понятный и вдохновляющий отчёт, делают повторное пожертвование. И наоборот — тишина после сбора часто воспринимается как «нас использовали».
Если вы хотите, чтобы вам помогали снова — покажите, как вы использовали помощь.
Что на самом деле хочет видеть донор?
1. Куда ушли деньги?
Чем понятнее вы это расскажете, тем лучше. В идеале — в формате «было/стало».
Пример:
Мы собрали 120 000 рублей. Закупили 300 продуктовых наборов. Передали их семьям из Волгоградской области, которые пострадали от паводков.
2. Что изменилось?
Не просто «мы раздали еду», а «мама двоих детей смогла спокойно дожить до зарплаты и не остаться без света».
Конкретные результаты: сколько людей получили помощь, в каких регионах, на какие сроки хватило поддержки.
3. История одного человека
Именно такие истории лучше всего работают на удержание. Не надо много — одна живая история, где видно: помощь была не абстрактной, а человеческой.
Пример:
«Благодаря вам мы помогли Вере, бабушке из Курской области. Ей 83, у неё больные ноги и нет родных. С помощью ваших пожертвований мы оплатили сиделку на месяц. Сейчас Вера не одна и получает регулярную помощь».
Какие форматы отчётности работают
- Инфокарточка (1–2 экрана) — удобна для соцсетей.
- Письмо на почту с коротким текстом, цифрами и фотографией — отлично работает для частных доноров и рассылок.
- Презентация/лендинг/PDF-отчёт — подойдёт для фонда, компаний и партнёров.
- Видеоформат (до 1 минуты) — если можно, расскажите глазами подопечного или сотрудника.
- Раздел на сайте со всеми отчётами — это вклад в прозрачность и доверие к организации в целом.
Что включить в хороший отчёт
- Краткое напоминание: на что был сбор.
- Собранная сумма и фактические траты.
- Что удалось сделать (в цифрах и фактах).
- История человека или кейс, который иллюстрирует помощь.
- Фото / видео / отзывы.
- Благодарность (важно!).
- Призыв остаться с вами (подписаться, поделиться, помочь снова).
Что не стоит делать
- Сухая бухгалтерия без пояснений.
- Сложные формулировки: «Реализована целевая активность по направлению…».
- Только «отчитаться» — без признательности и благодарности.
- Не отчитываться вовсе — это подрывает доверие, даже если проект был успешным.
Честность — сильнее идеальности
Иногда проект не удаётся реализовать на 100%. Не бойтесь об этом говорить.
Пример:
«Мы собрали меньше, чем планировали, — 63 000 рублей вместо 100 000. Это позволило нам закупить 50 рюкзаков к школе, но не 80, как хотели. В следующем году хотим попробовать снова — возможно, с вашей поддержкой получится закрыть сбор полностью».
Такая честность вызывает доверие и уважение. Она показывает, что вы — живые люди, а не отчётная машина.
Шаблон короткого универсального отчёта
Спасибо! Благодаря вам мы сделали это.
Что собирали: рюкзаки и канцелярию к школе для детей из уязвимых семей.
Сколько собрали: 87 300 ₽.
Что купили: 62 рюкзака, 130 комплектов тетрадей, ручек, линеек.
Где помогли: семьи из Волгограда, Саратова и сёл Самарской области.
Кто получил: 62 школьника (35 девочек и 27 мальчиков).
История одной семьи:
«Дочери Миле 7 лет, она пошла в школу впервые. У нас не было денег даже на форму. Вы подарили ей первый рюкзак в жизни. Она теперь бережёт его как сокровище», — мама Ольга, г. Волжский.
Спасибо, что рядом. Помощь — это всегда про людей. И вы — один из них.
Главное — показывайте, что за вашими проектами стоят люди, а за отчётами — забота и уважение к тем, кто вам верит.
