Как НКО рассчитать расходы на мероприятие
Планирование финансовых расходов при организации мероприятия для НКО критически важно, так как от этого будет зависеть, останется ли организация в плюсе, хватит ли ей средств для проведения акции и сможет ли она впоследствии помочь своим подопечным. Поэтому перед тем как проводить важное событие и звать волонтёров, прочитайте нашу статью.
«Медиашкола НКО» решила опросить лидеров некоммерческих организаций в разных регионах России, чтобы узнать, как они на практике рассчитывают стоимость мероприятий, о каких тонкостях нужно помнить при планировании бюджета и на чём можно сэкономить.
«Например, на день открытых дверей мы приглашаем студентов. Это шаг вперёд в плане развития инклюзивного образования, потому что мы работаем в этой тематике. Это молодое поколение, оно всё в соцсетях. И мы просим их об этом рассказать на своих страничках. Каждый из них что-то напишет: так даже лучше, нежели когда мы зовём медийных гостей и представителей власти. У них, как правило, руки не доходят писать посты или давать какую-то обратную связь», – отметила Светлана Котлярова, учредитель и руководитель «Центра «Сияние чистого разума» (Стерлитамак).
Первым делом нужно проанализировать концепт мероприятия и выписать все ресурсы, которые будут нужны для его проведения: ведущие, аренда помещения, свет, звук, оформление, какие-то творческие номера, регистрация, волонтёры, бейджики, сувенирка и т.д. Нужно всё это выписать и посмотреть, сколько это стоит на рынке, и есть ли это у партнёров организации. При коммерческой аренде нужно найти на рынке подходящее помещение и включить в смету его стоимость.
«Из всех этих сумм уже составляется бюджет. Здесь важно не забыть какие-то мелочи и смотреть цены средние по рынку, чтобы можно было куда-то «опуститься» в случае какого-то форс-мажора. Вдруг что-то понадобится дополнительно профинансировать. Возможно, по каким-то статьям будут перерасходы», – рассказала Елена Шпоркина, директор по развитию АНО «Ресурс» (Ульяновск).
При проведении мероприятия нужно учесть целый перечень расходов и просуммировать их, чтобы иметь представление о бюджете праздника.
В их числе:
- стоимость арендованного помещения, если речь идёт о коммерческом съёме;
- оплата услуг медиков и охраны;
- компенсация стоимости проживания и проезда волонтёров, если они издалека;
- печать и распространение листовок и приглашений;
- питание участников мероприятия или услуги кейтеринга;
- услуги аниматоров, ведущих и приглашённых артистов;
- транспортные расходы на доставку оборудования и участников мероприятия;
- оплата труда штатного персонала;
- стоимость технического оборудования;
- стоимость услуг фотографа и видеооператора;
- аренда мебели и покупка посуды;
- расходы на сувениры, канцтовары и подарки для почётных гостей;
- непредвиденные расходы.
«Нужно понимать, на чём мы можем сэкономить, а на чём экономить нельзя. Например, мы работаем с детьми, и когда закладываем продукты на кофе-брейк, то не экономим, не покупаем самое дешёвое печенье. Для нас это вопрос этики и безопасности детей. А вот насчёт ручек, которыми мы попишем разок и выбросим: тут Parker покупать не надо, вещь одноразовая, это расходники. Мы понимаем, что ручка должна быть крепкая и дешёвая», – дополнила Елена Панферова, директор АНО «Наука и образование» (Пенза).
Заключение
Желательно заранее знать, сколько денег может выделить ваша организация на проведение мероприятия. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться ещё при определении цели и формата вашего события. Также заранее стоит учитывать, есть ли у НКО возможность найти резервные средства в случае превышения лимита. Если нет, статьи расходов придётся сокращать, исключая из списка не обязательные и дополнительные пункты. Например, экономить на элементах зрелищности, уделив внимание пользе мероприятия.