Как НКО быстро ввести нового сотрудника в курс дела
Сфера деятельности некоммерческих организаций довольна специфична, новичку для адаптации к этой работе потребуется не только время, но и помощь коллег, которые работают с людьми давно. Тут есть свои нюансы и этапы, через которые должен пройти ваш новый коллега. Расскажем, как ускорить и облегчить этот процесс.
Стратегия онбординга
Знакомство с компанией
Для начала новому члену команды потребуется общий инструктаж, описывающий жизнедеятельность вашей некоммерческой организации: его нужно ознакомить с графиком работы, функционалом каждого члена коллектива, правилами внутреннего распорядка (что можно и что запрещено делать в компании), дать ему контакты всех сотрудников и рассказать о принципах общения с подопечными и спонсорами.
В компании должны быть прописаны чёткие корпоративные стандарты, в которых указано, как сотрудники должны общаться с подопечными и спонсорами, друг с другом, как отвечать на негатив, оформлять отчёты, писать тексты для разных проектов вплоть до списка каких-то шаблонов документов на все случаи жизни. Желательно сопровождать такую инструкцию для новичка конкретными наглядными примерами, которые покажут идеальный вариант действий и нежелательный.
Знакомство с командой
Эффективным инструментом оперативной адаптации человека в новом коллективе – закрепление за ним наставника, который поможет быстро изучить профессиональные обязанности и познакомиться с коллегами. Он может показать ему кабинеты, рассказать, кто за что отвечает, и какими программами нужно пользоваться на работе.
Также наставник должен помочь с получением пропуска в организацию, логинов и паролей для всех рабочих инструментов, чтобы новый сотрудник не проходил этот квест самостоятельно, а также помочь с первичной настройкой всех этих программ. Если речь идёт об удалённом сотруднике, наставник может общаться с ним посредством регулярных созвонов: объяснять функционал, отвечать на вопросы, поддерживать и корректировать работу.
Не менее важный аспект – знакомство нового сотрудника с благополучателями и спонсорами НКО. Лучше, если вы представите нового специалиста своим партнёрам, чем значительно облегчите процесс его первичного взаимодействия с ними. Отдельно нужно рассказать о Tone of voice – принятом стиле коммуникации с клиентами.
А чтобы помочь новому коллеге максимально быстро и комфортно «влиться» в коллектив, пригласите его поучаствовать в неформальной жизни вашей организации. Это может быть корпоративная вечеринка, совместное чаепитие во время обеденного перерыва или командообразующее мероприятие. Это значительно облегчает процесс знакомства новичка с рабочим коллективом.
Профессиональная адаптация
Для профессиональной адаптации можно подготовить универсальную инструкцию, где пошагово, простым и доступным языком описать действия нового сотрудника при решении текущих задач и возникновении какой-то типичной проблемы либо вопроса от «что такое гранты» до «как оформить отпуск».
Идеально будет провести для новичка какое-то корпоративное обучение или приветственный тренинг с итоговым тестированием, что поможет ему максимально быстро понять специфику деятельности компании и тонкости работы. И потом составить чек-листы по каждой из задач, которые ему предстоит решать.
Обязательно отвечайте на все вопросы нового сотрудника, чтобы он быстрее погрузился в рабочий процесс. Занятый многозадачной деятельностью руководитель часто отмахивается от назойливых вопросов, и человек может месяцами узнавать элементарные вещи.
Периодически интересуйтесь у новенького, какие сложности он испытывает в процессе адаптации и какие у него есть вопросы. Возможно, сам он стесняется их задать. Также можно спросить его мнение насчёт улучшения рабочего процесса. Человеку со стороны могут быть видны какие-то моменты, эффективность которых можно повысить, но он не решается об этом сказать.
И будьте снисходительны к новому коллеге на первых порах, прощайте ему ошибки: смена места работы связана с сильным стрессом, требуется время, чтобы прийти в себя и освоить выполнение новых задач. Вместо критики лучше вместе разобрать возникшие ошибки и обговорить способы избежать их в дальнейшем. Человек должен чувствовать поддержку, а не думать, что его бросили на произвол судьбы. А чтобы соблюдать баланс в процессе адаптации, приучите его к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом «А что делать дальше?».
«Например, я создаю должностные инструкции по направлениям деятельности: для педагогов один алгоритм, для мастеров – другой, для администраторов – третий. И для каждой должности прописываю регламент, который включает в себя и должностные инструкции: функции, задачи и последовательность действий. Когда приходит новый сотрудник, мы распечатываем регламент и должностную инструкцию, передаём ему в руки. Затем назначаем ему минимум три дня стажировки, а потом принимаем решение – берём мы его на работу или нет», – прокомментировала Гульназ Камалова, основатель и руководитель АНО «Семья».
Общие советы по общению с новичком в НКО:
- будьте максимально открыты и доброжелательны, отвечайте на вопросы;
- раскройте новому коллеге все нюансы работы сразу: негласные правила, размер заработной платы, систему поощрений и возможные наказания за нарушения;
- своевременно корректируйте поведение сотрудника, если он нарушает правила организации, пока эти отклонения не вошли в привычку;
- вовремя расставайтесь с сотрудником, если видите, что вам не по пути – в идеале до окончания испытательного срока.
Заключение
При обучении новых сотрудников в некоммерческой организации работают такие же правила, как и для любого бизнеса или учреждения. То есть НКО должна иметь чётко сформулированные миссию, цели, задачи, направления деятельности. Возможно, корпоративный кодекс, в котором отражены основные ценности, идеи, этика сотрудников, правила их взаимоотношений между собой, с потребителями, благополучателями. Нужно заранее прописать это. И когда новый сотрудник приходит, дать ему почитать этот кодекс, провести общее собрание, проговорить, озвучить, ввести в курс дела и рассказать о самой организации.
Второй момент: на каждого сотрудника или направление деятельности необходимо разрабатывать алгоритм оказания услуг или производства какого-то продукта. И нужна должностная инструкция, то есть определённый регламент, который включает в себя функции конкретного сотрудника. И в этом регламенте должна быть прописана последовательность его действий в той или иной ситуации.