Как подать уведомление о проведении мероприятия?
При организации культурно-массовых и спортивных мероприятий важно знать, как их грамотно согласовывать с властями, чтобы не получить крупный штраф. Из этого материала вы узнаете, куда обращаться, и какие документы для этого нужны.
Согласование мероприятия до 500 человек
Если вы запланировали событие в месте, предназначенном для проведения культурно-массовых мероприятий, например, концертном зале, ресторане или гостинице, ни с кем согласовывать его проведение не потребуется. Если же речь идёт об улицах, городских площадях или набережных, нужно обязательно уведомить районное управление внутренних дел и местную администрацию о проведении культурно-массового мероприятия. В случае организации спортивных соревнований потребуется ещё одобрение местного спортивного управления.
Согласование мероприятия свыше 500 человек
В этом случае, помимо местной администрации, МЧС и МВД, нужно получить письменные согласия ещё ряда ведомств. В их числе профильное управление, работа которого связана с тематикой вашего мероприятия (по спорту, туризму, культуре), управление благоустройства города, отвечающее за соблюдение чистоты общественных пространств, а также управление по охране культурных ценностей, если в месте проведения вашего праздника есть объекты культурного или всемирного наследия.
Начать заполнение листа согласования мероприятия стоит с местной администрации. Если вы получите одобрение чиновников, они подскажут, какие ещё структуры нужно посетить, чтобы избежать штрафа за проведение несанкционированного мероприятия. Важно помнить, что публичное мероприятие не может начинаться ранее 7 часов утра и заканчиваться позднее 22 часов по местному времени, если только оно не посвящено памятным датам России либо имеет культурное содержание.
«Порядок получения разрешений на проведение массовых мероприятий может отличаться в зависимости от региона. Поэтому проверяйте условия проведения таких мероприятий в региональных актах. Например, в Санкт-Петербурге получить разрешение на проведение культурно-массовых мероприятий можно через МФЦ, а сроки согласования – более короткие, чем в Москве. В Москве же, чтобы провести массовое мероприятие, организатору нужно направить уведомление префекту административного округа, в котором планируется его проведение – если участников будет меньше 5 тыс. человек. Если больше 5 тыс. человек, то уведомление направляйте первому заместителю мэра и руководителю Комплекса социальной сферы», – отметила Юлия Искрина, адвокат Московской коллегии адвокатов «Искрина и партнёры».
Список документов для согласования мероприятия
Самое главное, что потребуется заполнить — уведомление об организации массового мероприятия. Также для ведомств нужно приложить регламент его проведения, договоры с подрядчиками, которые будут обеспечивать питание, охрану и порядок в месте проведения, договоры аренды земли или помещений и копии учредительных документов НКО. Нелишним будет перед подачей уведомления лично посетить администрацию, познакомиться с ответственными чиновниками и рассказать им о вашем мероприятии подробно. Это снизит риск получить отказ.
«Если мы как социально ориентированная некоммерческая организация организуем, например, инклюзивный фестиваль, мы первым делом ищем площадку, которая подходит под наше мероприятие. Если это площадка инновационно-культурного центра, то мы пишем официальное письмо на министра культуры Калужской области и таким образом согласовываем фестиваль. Как правило, они идут навстречу. Главное – сделать это заранее, обозначить цель мероприятия. Если оно социально ориентированное, власти всегда за и даже предоставляют техсопровождение и оборудование по запросу», – рассказала Екатерина Каратаева, исполнительный директор благотворительного фонда «Волонтёры – детям».
Что должно включать уведомление о проведении мероприятия:
- название вашего события;
- цель мероприятия;
- форму мероприятия;
- дату;
- время;
- место проведения;
- длительность мероприятия;
- число участников;
- маршрут движения участников;
- данные об используемых транспортных средствах;
- формы и методы обеспечения общественного порядка, санитарного обслуживания и оказания медпомощи;
- информацию об организаторе;
- реквизиты банковского счёта организатора, если планируется сбор денежных средств;
- дату подачи уведомления.
Как подать уведомление
Сообщить ответственным структурам о проведении мероприятия нужно не ранее, чем за 15 дней, и не позднее, чем за 10 дней до его начала. При этом не учитывается день проведения мероприятия и день получения органом исполнительной власти уведомления о его организации.
Уведомление подаётся в рабочее время в письменной форме. При этом человек, который приносит бумаги, должен предъявить паспорт и документы, подтверждающие его право выступать от имени организатора мероприятия. Администрация должна документально подтвердить получение уведомления, указав при этом дату и время, когда это случилось. И в течение трёх дней обязана либо согласовать мероприятие, либо предложить другое время и место для его проведения, либо отказать организатору. Чаще всего отказы связаны с тем, что человек, подавший уведомление, не может быть организатором публичного мероприятия, оно запланировано в месте, где запрещено проведение массовых акций либо цели мероприятия нарушают статьи Конституции РФ.
Более подробно все требования, которые предъявляются к процессу организации и проведения культурно-массовых и спортивных мероприятий, изложены в федеральном законе №498-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях».
«У меня в регионе нет проблем: МЧС, скорая, УМВД, охрана порядка – всё бесплатно. Всё на личных контактах, даже иногда, бывает, нарушаю сроки согласования (за 30 дней) – всегда идут навстречу. Есть проблемы с бесплатной рекламой мероприятий на радио, но сейчас хорошо работают СМИ, группы в социальных сетях, которые берут публикации с портала правительства», – дополнила Елена Бобкова, руководитель АНО АСТК «Пилот71», вице-президент Российской Федерации спорта сверхлёгкой авиации в моторных дисциплинах, руководитель Федерации спорта сверхлёгкой авиации Тульской области и Федерации парашютного спорта Тульской области.
Заключение
При проведении мероприятия НКО в первую очередь стоит обратиться в местную администрацию за разъяснением порядка его согласования. Можно сделать это письмом, а можно обратиться лично. Так вы сможете узнать, чей это участок территории. Если, например, вы решили проводить своё мероприятие в торгово-развлекательном центре или на территории жилого комплекса, то вам стоит не только написать письмо о согласовании мероприятия, но и встретиться с представителем собственника, рассказать ему о важности вашего мероприятия, не только привлечь его на свою сторону идеей, но и «очертить» его выгоды от неё. Например, если мероприятие проводится в ТРЦ, то туда придёт больше людей, следовательно, больше покупателей, больше информационных поводов для рекламы ТРЦ».