Оксана Артемова

Как автоматизировать рутинные процессы в работе НКО?

Автоматизация рабочих процессов играет важную роль в повышении эффективности деятельности некоммерческой организации, так как освобождает штат от рутины, помогает людям уделять больше времени благополучателям и исключает человеческий фактор при обработке документов. Кроме того, автоматизация позволяет управлять ресурсами компании онлайн и контролировать работу сотрудников. Рассмотрим, как сделать её максимально эффективной.

Плюсы автоматизации НКО

Перед тем как внедрять автоматизацию, в организации нужно провести оптимизацию рабочих процессов, чётко обозначить круг обязанностей каждого сотрудника и понять, какие их ежедневные задачи вы могли бы поручить роботу или программе. 

Чаще всего некоммерческие организации автоматизируют работу с пожертвованиями и обращениями, документооборот, складской учёт и координацию работы волонтёров. Например, можно создать базу данных доноров и добровольцев, куда будет внесена вся информация о человеке, начиная от его интересов, заканчивая списком его пожертвований. Всё это помогает в дальнейшей работе с человеком, сделав её более персональной.

Такую же базу данных можно создать и с перечнем подопечных НКО. Это позволяет оказывать им адресную помощь и автоматически рассылать донорам письма, когда собрана необходимая сумма на лечение, например. Все автоматизированные сервисы могут обмениваться информацией между собой, что помогает оперативно формировать отчёты.

Способы автоматизации работы НКО

  • Удобный и современный сайт. Он должен содержать всю информацию о работе некоммерческой организации, начиная от её команды, заканчивая реализованными проектами, чтобы посетитель мог быстро ознакомиться с данными и принять решение о пожертвовании. При этом на сайте должен быть понятный функционал, а кнопка для внесения денег должна находиться на видном месте и быть максимально простой.
  • SMM-продвижение. Социальные сети – ещё один мощный инструмент продвижения некоммерческой организации. Здесь также можно организовать онлайн-сбор пожертвований, пообщаться со своей аудиторией, понять её болевые точки. Также соцсети – удобный инструмент для быстрого поиска волонтёров на мероприятия и информационной рассылки с помощью ботов.
  • IRP-система. Она помогает автоматизировать процессы мониторинга и реагирования на угрозы информационной безопасности, а также внутренние процессы некоммерческой организации.  
  • CRM-система. По сути это база данных, которая помогает управлять всеми процессами в организации. Например, она помогает структурировать информацию о всех благополучателях, донорах и волонтёрах. Такие базы данных незаменимы при работе с людьми, помогают оптимизировать рабочие процессы и значительно сократить время на взаимодействие. Также они, как правило, включают и другие полезные инструменты в работе НКО: напоминания, планирование и автоматизированное формирование отчётности.
  • Системы управления проектами. С этой задачей помогают справиться такие известные продукты, как Trello или Workflowy, а также онлайн-календари, в том числе от «Яндекса» и Google, мессенджеры и чат-боты, облачные хранилища и совместная работа с документами.
  • Платформы фандрайзинга. Например, Planeta.ru, «Пользуясь случаем», «Сила слова». Они помогают быстро и эффективно организовать сбор средств для проведения мероприятия, реализации проекта или адресной помощи вашему подопечному.
  • Email-рассылки. Это могут быть как информационные письма вашим партнёрам с годовыми отчётами о работе вашей НКО, так и сообщения об адресной помощи или сборе средств на лечение конкретному человеку. Также с помощью email-рассылки можно проинформировать вашу базу волонтёров о готовящемся мероприятии и пригласить их к участию.

Как считает заместитель директора АНО «Профи-центр», сооснователь движения «Педагоги-волонтёры» Константин Ильин, существуют четыре основные группы способов автоматизации работы НКО: 

  1. Онлайн-инструменты, помогающие заполнять однотипные документы, будь то договоры с подрядными организациями, трудовые, либо волонтёрские;
  2. Автоматизация ведения клиентской базы благополучателей либо доноров; 
  3. Автоматизация рабочих процессов с использованием CRM-систем для постановки и контроля выполнения задач; 
  4. Автоматический учёт финансовых потоков с выгрузкой отчётов о поступлениях и тратах. 

«Цифровизация – это не только возможность разгрузить команду, но и получить дополнительные аналитические данные, метрики, которые станут для НКО достойными ориентирами по анализу причин провалов или, наоборот, по планированию будущего масштабирования», – отметил Константин Ильин. 

Сколько стоит?

Часть сервисов для автоматизации работы НКО бесплатны. Например, конструктор «ПланФикс», который помогает сделать программу под НКО. Также в списке популярных бесплатных систем «МегаПлан», «CRM Простой бизнес», ONLYOFFICE, SupaSoft.

Платформы фандрайзинга тоже не берут деньги за свои услуги, не потребует средств и email-рассылка. Для создания собственной CRM-системы или сайта НКО придётся оплатить услуги программиста и разработчика. Стоимость их работы зависит от сложности проекта и объёма задач, который должна будет выполнять CRM-система. Часть средств на автоматизацию НКО может заложить в грантовые заявки.

«Первое – не запоминай, а «тупой карандаш лучше острой памяти». Оперативка – задача-минутка, фиксируется фотографией и комментарием в чат. Второе – всегда под рукой. Задачи посерьёзнее создаются в CRM-системе. Там описание, пароли и явки, лента событий. Удобно, особенно если в процессе задействованы сразу несколько человек. Третье – будь в курсе. Есть общий календарь, а там все важные события и мероприятия НКО и участника команды. Раз, два, три – и нашёл время на чашечку кофе», – рассказал Андрей Васиков, директор «Дома милосердия кузнеца Лобова», Ярославская область.

Заключение 

Выбирая инструменты для автоматизации и цифровизации работы некоммерческой организации, следует помнить, что какого-то одного идеального варианта на все случаи жизни не существует. Поэтому к решению вопроса лучше подойти комплексно и выбрать тот набор инструментов, который подходит именно вашей компании и поможет максимально эффективно реализовать стоящие перед вами задачи. Возможностей огромное количество. Главное – не бояться внедрять новое.