Как рассчитать бюджет гранта, чтобы не доплачивать из своего кармана?
При проектировании заявки на грант крайне важно учесть все моменты и включить в него все статьи расходов, которые позволяет положение о конкурсе, чтобы не пришлось часть бюджета финансировать из сторонних источников. Приведём список статей, которые точно стоит включить в проект.
1. Важно помнить, что между подачей заявки, экспертизой и реализацией проекта может пройти довольно большое количество времени, может измениться стоимость товара. Поэтому нужно учесть инфляцию и добавить к стоимости продукции 5-10%.
«Оборудование мы тоже закладываем по верхней ставке. Если мы смотрим принтер, то прикладываем ссылку на самый дорогой вариант принтера, потому что потом будет возможность купить принтер подешевле в случае непредвиденных расходов», – рассказала Ирина Кондратьева, президент «Союза Первой школы».
2. При реализации проекта может измениться число его участников. На этот случай нужно иметь запасной мерч, подарки или реквизит, если он требуется – отобразите это в бюджете.
3. Не забудьте рассчитать заработную плату сотрудников, которые будут задействованы в вашем проекте. А также налоги и страховые взносы, которые вы заплатите за них во время реализации проекта.
4. Командировочные расходы. Если участники и волонтёры едут к вам издалека, оплатите им билеты и проживание.
5. Нужно не забыть про административные расходы. Как, например, обслуживание счёта или хостинг сайта.
6. Трансфер. Если мероприятие проводится на окраине или за чертой города, стоит подумать о такси либо аренде автобуса, который довезёт участников и волонтёров к месту события и вернёт всех домой.
7. Если мероприятие долгое, нужно продумать питание: кофе-брейки, обеды, кейтеринг и клининг после того, как все пообедают.
8. Если речь идёт об аренде зала, стоит включить в заявку оплату всех сопутствующих услуг: охрана общественного порядка, кейтеринг, оформление, декорации, полиграфия, звуковое оборудование, аниматоры, раздаточный мерч, стенды для фотозоны.
«Непредвиденные расходы мы в грант обычно не закладываем, стараемся покрывать их из своих ресурсов. Обычно фонды такие расходы не приветствуют, поэтому мы часть таких трат закладываем как наше софинансирование», – отметил Николай Король, президент общественной организации «Синерджи».
Если средства, напротив, остаются, то НКО стоит написать в фонд письмо о корректировке бюджета и либо потратить деньги на другие цели после согласования с куратором фонда, либо вернуть их грантодателю.
Заключение
Бюджет заявки на грант во многом зависит от проекта и целей, на которые берутся деньги. Он может включать только закупку оборудования или заработную плату сотрудников, а может состоять из длинного перечня статей расходов, если речь идёт о крупном развлекательном мероприятии с большим числом участников, аренде зала и трансфере гостей. Поэтому, чтобы ничего не упустить, сядьте с рабочей командой за стол и проговорите зону ответственности каждого из них. Это поможет максимально детально спроектировать бюджет и не упустить важные детали.