Как организовать базу знаний в НКО: 7 самых популярных способов
Для совместной проектной работы сотрудникам некоммерческой организации требуются удобные инструменты взаимодействия, которые бы обеспечивали общий доступ ко всем данным и быстрый поиск нужной информации. Поделимся самым популярным способом организовать удобный рабочий процесс.
Речь идёт об онлайн-справочнике некоммерческой организации, куда имеют доступ все её сотрудники. Это может быть телефонный справочник, картотека ваших благополучателей, спонсоров или волонтёров с их контактными данными, адресами и историей взаимодействия. Такие базы данных помогают структурировать информацию, оперативно готовить отчёты и обеспечивают оперативность и эффективность работы сотрудников за счёт общего доступа с любого компьютера. Базы данных можно дополнять, редактировать и обновлять.
Помимо списков, базы данных могут хранить шаблоны документов, образовательные материалы, отчёты, архивы и другие важные сведения.
Для создания базы данных некоммерческой организации существуют 7 основных способов.
1. В любой системе облачного хранения («Яндекс Диск» или «Google Диск»). «Облако» позволяет хранить большой объём данных разного формата с возможностью зайти в него с любого устройства из любой точки мира. Главное – иметь доступ в интернет.
2. Системы управления проектами – один из самых простых способов начать управлять проектами и задачами онлайн. Удобно для команд, работающих удалённо. К самым популярным инструментам относят Trello и Workflowy. В Trello команда работает на досках с карточками, в которых содержится информация о задаче, ответственном, сроках выполнения. У программы есть версия для мобильных устройств, но она не подходит для крупных проектов. Workflowy сочетает в себе системы списков и доску с задачами. У программы есть мобильное приложение и веб-версия, но интерфейс – только на английском языке.
3. Мессенджеры. Одним из самых популярных инструментов стал Telegram с возможностью подключения чат-ботов для выполнения рутинных задач. Здесь можно создать закрытый канал, где все сотрудники смогут обмениваться информацией и делиться опытом.
«Мы ведём закрытый Telegram-канал, где пишем посты, а под ними уже комментарии сотрудников с передачей личного опыта по теме. К нему имеют доступ только действующие сотрудники. Там же они обмениваются документами. Удобно, что там можно искать информацию по ключевым словам. И Telegram всегда под рукой», – рассказал Николай Король, президент общественной организации «Синерджи».
4. С помощью системы для организации заметок, например Evernote, которую можно адаптировать для создания базы данных.
5. Применяя сервисы для управления проектами и организации командной работы. Например, Basecamp или Notion. Они имеют более расширенный функционал, которого нет в обычных файловых хранилищах. В их числе специальные метки для документов, помогающие их сортировать, поиск по ключевым словам, разграничение прав доступа. Такие системы подойдут НКО со штатом более 30 человек.
6. Системы управления контентом: MediaWiki, DocuWiki, Yandex Wiki. Они подходят компаниям, в которых хранится много текстовой информации, и требуют установки на собственный веб-сервер.
7. Отечественная система «Битрикс24», в которой есть модуль «База знаний». Она написана на русском языке, доступна онлайн и бесплатно, не требует установки на собственный сервер.
Заключение
При выборе конкретной программы или сервиса для цифровизации и автоматизации работы при реализации проектов в некоммерческой организации следует помнить, что идеального инструмента не существует: у всех есть свои плюсы и минусы. Следует их внимательно изучить и подобрать те, которые максимально соответствуют стоящим перед НКО задачам. Возможно, для максимального эффекта потребуется использовать комплекс технических решений, которые будут дополнять друг друга при работе над разными направлениями проекта.