Как правильно делегировать работу в НКО
При распределении обязанностей в коллективе некоммерческой организации нужно учитывать специфику сектора, в котором она работает. А также три важных условия, которые помогут не ошибиться с назначением ответственного за важную задачу.
Специфика некоммерческого сектора
- В штатной структуре большинства НКО нет чёткой иерархии и официально закреплённых должностей. Поэтому при делегировании работы руководителю часто приходится ориентироваться на навыки и опыт каждого сотрудника.
- Многие сотрудники НКО работают на добровольной основе, поэтому не так замотивированы брать на себя дополнительную нагрузку, как работники коммерческих организаций. Важно правильно применять все возможные инструменты мотивации людей, чтобы они качественно и в срок выполняли свою работу.
- НКО часто занимаются социальными проектами, которые могут вызывать эмоции и приводить к быстрому выгоранию людей. Поэтому нужно бороться с выгоранием и при распределении обязанностей учитывать эмоциональное и психологическое состояние человека.
Правила делегирования работы
В целом делегирование работы во всех организациях строится примерно по одной схеме: нужно определить задачи, разделить их между сотрудниками, контролировать выполнение и мотивировать персонал.
1. Определите задачи. Для выполнения задач потребуется проанализировать объём и стоимость ресурсов, которые для этого потребуются, в том числе человеческих.
2. Распределите задачи. На основе навыков, опыта и интересов каждого из сотрудников распределите обязанности между ними. Помимо перечня задач, важно установить людям конкретные цели, которых они должны достичь, и сроки их выполнения.
3. Обучайте персонал. Помимо доступа к необходимым ресурсам, людей нужно периодически обучать, чтобы они повышали свою квалификацию и эффективность работы. Также регулярно проводите встречи для обсуждения прогресса и возникающих вопросов.
4. Контролируйте выполнение задач. Анализируйте причины отставания и корректируйте планы, если это необходимо. Обеспечьте обратную связь с вашей командой для оперативного решения вопросов.
5. Позвольте сотрудникам ошибаться. Даже если ошибки на каком-то этапе замедлят деятельность организации, помните, что на них учатся, и в начале пути каждый проходит через трудности. Зато в долгосрочной перспективе эти инвестиции окупятся.
6. Дайте сотрудникам больше свободы. Не пытайтесь решить задачу за них, если что-то не получается. Лучше обсудите вместе процесс решения проблемы и найдите способ исправить недочёт.
«Критически важно дать человеку свободу и при каждой неуспешной попытке не забирать задачу на себя, а потратить время на обратную связь, совместные обсуждения, понимание того, как человек размышляет, когда он выполняет эту задачу. И говорить ему: «Попробуй ещё раз». Часто лидер сдувается и делает всё сам. Этого важно избежать, потому что это провальный пункт, который откатит весть процесс назад», – считает Наталья Злобина, основатель Фонда «Каждый особенный».
7. Оценивайте результат. С учётом обратной связи внесите коррективы в процесс делегирования работы, если это необходимо.
8. Поощряйте вашу команду: это поможет поддерживать мотивацию и лояльность сотрудников.
Как выбрать сотрудника для делегирования
По мнению директора АНО «Добрые друзья» Ирины Чинасовой, при делегировании работы обязательно нужно учитывать три фактора, которые обеспечат успешность передачи дел.
1. Человек должен разделять ценности организации.
2. Сотрудник должен быть компетентен, либо обладать большим потенциалом для включения в работу, тогда его можно обучать.
3. Общественник должен «гореть» тем, что он делает, и хотеть развиваться.
«Важно подобрать человека, которому можно доверять. Для этого он должен разделять со мной ценности, проработать со мной какое-то время и быть действительно профессионалом. Главное – чтобы человек был готов работать. Но это видно, когда общаешься, готов он что-то делать, или он тут ради денег», – рассказала Ирина Чинасова.
Заключение
Учитывая специфику работы некоммерческого сектора, при делегировании работы в коллективе руководителю НКО следует прежде всего оценивать опыт и ценности человека, которому он хочет доверить важный участок работы. Такой специалист не должен ставить деньги во главу угла и должен действительно любить своё дело, быть готовым брать на себя дополнительную ответственность. Но для такой оценки, как правило, нужно поработать с человеком какое-то время, так что не спешите поручать важные задачи новичкам.